Наказом Державної податкової адміністрації України № 585 від 28.10.2009 р. затверджено Інструкцію з оформлення органами державної податкової служби матеріалів про адміністративні правопорушення.
Цю Інструкцію розроблено відповідно до вимог Кодексу про адміністративні правопорушення України (далі — КпАП), Закону України «Про державну податкову службу в Україні» та інших нормативно-правових актів і встановлено порядок оформлення матеріалів про адміністративні правопорушення в органах державної податкової служби, а також процедуру складання протоколів про адміністративні правопорушення, розгляду справ про адміністративні правопорушення органами державної податкової служби, ведення діловодства у справах про адміністративні правопорушення, а також забезпечення належного розгляду скарг на постанови по справах про адміністративні правопорушення.
Відповідно до ст. 9 КпАП адміністративним правопорушенням (проступком) визнається протиправна, винна (умисна або необережна) дія чи бездіяльність, яка посягає на громадський порядок, власність, права і свободи громадян, на встановлений порядок управління і за яку законом передбачено адміністративну відповідальність.
Адміністративна відповідальність за правопорушення, передбачені КпАП, настає, якщо ці порушення за своїм характером не тягнуть за собою кримінальну відповідальність.

Оформлення протоколів про адміністративні правопорушення
Відповідно до ст. 255 КпАП уповноважені посадові особи органів державної податкової служби мають право складати протоколи у справах про адміністративні правопорушення за статтями 51-2, 155-1, 163-1 — 163-4, 164, 164-5, 177-2 КпАП.
Зокрема, згідно з ч. 2 ст. 255 КпАП, а також зі ст. 234-2 уповноважені особи органів державної податкової служби у справах про адміністративні правопорушення, розгляд яких віднесено до відання органів державної податкової служби, мають право складати протоколи про правопорушення за статтями 164-1, 166-6 КпАП.
У разі вчинення адміністративного правопорушення кількома особами протокол складається стосовно кожної з таких осіб. У разі вчинення однією особою кількох адміністративних правопорушень протоколи складаються щодо кожного з вчинених правопорушень.
Уповноважені посадові особи органів державної податкової служби України при виявленні адміністративних правопорушень складають протоколи про адміністративне правопорушення на спеціальному бланку.
Протокол складається у 2 примірниках, що підписуються посадовою особою, яка склала такий протокол, та особою, яка притягається до адміністративної відповідальності.
Один примірник протоколу залишається в органі державної податкової служби, другий під розписку вручається особі, яка притягається до адміністративної відповідальності.
Усі реквізити протоколу заповнюються розбірливим почерком державною мовою. Не допускаються закреслювання або виправлення відомостей, що заносяться до протоколу, а також внесення додаткових записів після того, як протокол підписаний особою, відносно якої він складений.
Зміст протоколу повинен відповідати вимогам, викладеним у ст. 256 КпАП.
Особа, яка притягається до адміністративної відповідальності, має право дати пояснення і висловити зауваження щодо змісту протоколу, а також письмово викласти мотиви своєї відмови від підписання протоколу. Власноручно викладені цією особою пояснення та зауваження додаються до протоколу, про що до нього вноситься відповідний запис із зазначенням кількості аркушів, на яких подано такі пояснення та/або зауваження.
У разі відмови особи, яка притягається до адміністративної відповідальності, дати пояснення і підписати протокол у ньому робиться запис про це.
Відмова особи від підписання протоколу не є підставою для припинення провадження у справі про адміністративне правопорушення.
Протокол не пізніше наступного дня після його складання реєструється уповноваженою особою органу державної податкової служби України в Журналі реєстрації протоколів та постанов про адміністративні правопорушення.
При складанні протоколу особі, яка притягається до адміністративної відповідальності, роз'яснюються її права і обов'язки, передбачені ст. 63 Конституції України та ст. 268 КпАП, про що робиться відмітка у протоколі.
До протоколів, справи щодо яких розглядають органи державної податкової служби (за статтями 164-1, 166-6 КпАП), залежно від обставин виявленого адміністративного правопорушення додаються документи, що можуть свідчити про характер вчиненого правопорушення, обставини, які пом'якшують або обтяжують відповідальність особи (за наявності).
Якщо розгляд справ про адміністративне правопорушення віднесено до відання інших органів, належно оформлений протокол про адміністративне правопорушення надсилається органу, уповноваженому розглядати адміністративну справу, протягом 3 календарних днів з дня підписання (відмови від підписання) протоколу та реєстрації. До протоколу додаються інші матеріали справи, що є в наявності в органах державної податкової служби та які підтверджують факт вчинення адміністративного правопорушення.
Якщо розглядати справу уповноважено орган державної податкової служби України, протокол з іншими матеріалами справи після його підписання (відмови від підписання) та реєстрації в Журналі реєстрації протоколів та постанов про адміністративні правопорушення передається керівнику (заступнику керівника) органу державної податкової служби, який розглядатиме справу про адміністративне правопорушення.

Розгляд посадовими особами органів державної податкової служби справ про дміністративні правопорушення
Відповідно до ст. 234-2 КпАП справи про адміністративні правопорушення, пов'язані з ухиленням від подання декларації про доходи (ст. 164-1 КпАП), порушенням по рядку подання фінансової звітності та веденням бухгалтерського обліку при ліквідації юридичної особи (ст. 166-6 КпАП) розглядаються керівником або заступником керівника органу державної податкової служби України.
Від імені органів державної податкової служби України накладати адміністративні стягнення також має право керівник (заступник керівника згідно з розподілом обов'язків) відповідного органу державної податкової служби України.
Посадова особа відповідного органу державної податкової служби, яка розглядає справу про адміністративне правопорушення, діє за своїм внутрішнім переконанням, що ґрунтується на всебічному, повному, об'єктивному та неупередженому дослідженні всіх обставин справи в їх сукупності, керуючись нормами законодавства і правосвідомістю.
Розглядаючи справу, уповноважена посадова особа органу державної податкової служби може прийняти рішення про звільнення порушника від адміністративної відповідальності, обмежившись усним зауваженням. Таке рішення детально мотивується в постанові у справі про адміністративне правопорушення. Приймаючи таке рішення, уповноважена посадова особа органу державної податкової служби повинна всебічно і об'єктивно розглянути справу, з'ясувати, чи можна вважати правопорушення малозначним.
Відповідно до статей 276, 277 КпАП справа про адміністративне правопорушення розглядається за місцем його вчинення.
Справа про адміністративне правопорушення розгля­дається у 15-денний строк з дня одержання органом (посадовою особою), правомочним розглядати справу, протоколу про адміністративне правопорушення та інших матеріалів справи.
Справа про адміністративне правопорушення розглядається в присутності особи, яка притягається до адміністративної відповідальності. Під час відсутності цієї особи справу може бути розглянуто лише у випадках, коли є дані про своєчасне сповіщення цієї особи про місце і час розгляду справи і якщо від неї не надійшло клопотання про відкладення розгляду справи.
Відповідно до ст. 278 КпАП керівник (заступник керівника) органу державної податкової служби при підготовці до розгляду справи про адміністративне правопорушення вирішує такі питання:
чи належить до його компетенції розгляд цієї справи;
чи правильно складені протокол та інші матеріали справи про адміністративне правопорушення;
чи сповіщено осіб, які беруть участь у розгляді справи, про час і місце розгляду;
чи витребувано необхідні додаткові матеріали;
чи підлягають задоволенню клопотання особи, яка притягається до адміністративної відповідальності, потерпілого, їх законних представників і адвоката.
За результатами розгляду справи уповноважена посадова особа органу державної податкової служби виносить одну з таких постанов за формою, що додається:
постанову про накладення адміністративного стягнення;
постанову про закриття справи про адміністративне правопорушення.
Відповідно до ч. 2 ст. 284 КпАП при оголошенні усного зауваження (ст. 22 КпАП) виноситься постанова про закриття справи.
Провадження у справі про адміністративне правопорушення не може бути розпочато, а розпочате провадження підлягає закриттю за обставин, передбачених ст. 247 КпАП.
Якщо при розгляді справи орган (посадова особа) дійде висновку, що в порушенні є ознаки злочину, він передає матеріали прокурору, органу досудового слідства чи дізнання.
Постанова оголошується негайно після закінчення розгляду справи. Копія постанови протягом 3 днів вручається під підпис або надсилається рекомендованим листом особі, стосовно якої винесено постанову, про що робиться відповідна відмітка у справі (ст. 285 КпАП).
Постанова органу державної податкової служби у справі про адміністративне правопорушення набирає законної сили після закінчення строку на її оскарження (опротестування), передбаченого ст. 289 КпАП.
Постанова реєструється в Журналі реєстрації протоколів та постанов про адміністративні правопорушення.

Оскарження та опротестування постанов у справі про адміністративне правопорушення, винесених органами державної податкової служби
Постанову про накладення адміністративного стягнення може бути оскаржено до вищестоящого органу (вищестоящої посадової особи) в порядку та строки, встановлені КпАП, або до суду в порядку та строки, встановлені Кодексом адміністративного судочинства України.
Порядок оскарження постанови про накладення адміністративного стягнення визначений Положенням про порядок подання та розгляду скарг платників податків органами державної податкової служби, яке затверджено згідно з наказом Державної податкової адміністрації України № 29 від 11.12.1996 р., який зареєстровано у Міністерстві юстиції України 18.12.1996 р. за № 723/1748 (із змінами).
Постанову у справі про адміністративне правопорушення може бути опротестовано прокурором до органу, що її виніс, або до вищестоящого органу (вищестоящої посадової особи) у порядку та строки, встановлені законом.
При розгляді скарги (протесту прокурора) на постанову у справі про адміністративне правопорушення уповноважена посадова особа органу державної податкової служби перевіряє законність і обґрунтованість винесеної постанови і приймає одне з рішень, передбачених ст. 293 КпАП.
Якщо буде встановлено, що постанову винесено посадовою особою органу державної податкової служби, неправомочною вирішувати цю справу, така постанова скасовується і справа надсилається на розгляд компетентного органу (посадової особи).
Скарга і протест на постанову у справі про адміністративне правопорушення розглядаються правомочним органом (посадовою особою) в 10-денний строк з дня їх надходження, якщо інше не встановлено законами України.
Копія рішення по скарзі або протесту на постанову у справі про адміністративне правопорушення протягом 3 днів надсилається особі, щодо якої її винесено. Про результати розгляду протесту повідомляється прокурору у встановлений Законом України «Про прокуратуру» строк, а у разі зміни розміру штрафу або скасування постанови — і особі, що притягалася до адміністративної відповідальності, та у разі потреби — відповідному органу державної виконавчої служби.
Відповідно до ст. 291 КпАП постанова у справі про адміністративне правопорушення набирає законної сили після закінчення строку оскарження (опротестування) цієї постанови.

Виконання постанов у справах про адміністративні правопорушення, винесених посадовими особами органу державної податкової служби
Відповідно до ст. 299 КпАП постанова у справі про ад-, міністративне правопорушення підлягає виконанню з моменту винесення, якщо інше не встановлено КпАП та іншими законами України.
Штраф, накладений за вчинення адміністративного правопорушення, вноситься порушником в установу банку України не пізніш як через 15 днів з дня вручення порушнику постанови про накладення штрафу, а в разі оскарження або опротестування такої постанови — не пізніш як через 15 днів з дня повідомлення про залишення скарги або протесту без задоволення.
У разі несплати правопорушником штрафу у строк, установлений згідно з ч. 1 ст. 307 КпАП, постанова про накладення штрафу надсилається для примусового виконання до відділу державної виконавчої служби за місцем проживання порушника, роботи або за місцезнаходженням його майна в порядку, встановленому законом.
У порядку примусового виконання постанови про накладення адміністративного стягнення з правопорушника за вчинення адміністративного правопорушення стягується подвійний розмір штрафу, визначеного КпАП.
Постанова про накладення штрафу повинна відповідати вимогам до виконавчого документа, які передбачено згідно зі ст.19 Закону України «Про виконавче провадження».
Згідно зі ст. 305 КпАП контроль за правильним і своєчасним виконанням постанови про Накладення адміністративного стягнення здійснюється органом (посадовою особою), який виніс постанову, та іншими органами державної влади в порядку, встановленому законом.

Діловодство у справах про адміністративні правопорушення
Справи про адміністративне правопорушення формуються особою, яка склала протокол.
Справа про адміністративне правопорушення з описом наявних у ній документів брошурується, прошнуровується, скріплюється печаткою, засвідчується підписом посадової особи, яка винесла постанову, і здається на зберігання до архіву установи після закінчення провадження за нею.
Справа про адміністративні правопорушення зберігається в архіві органу державної податкової служби протягом встановленого законодавством строку.
Бланки протоколів та постанов у справах про адміністративні правопорушення є документами суворої звітності та виготовляються відповідно до законодавства України.
Облік видачі бланків протоколів та постанов по справах про адміністративні правопорушення ведеться в Журналі видачі бланків протоколів та постанов у справах про адміністративні правопорушення.
Журнали видачі бланків протоколів та постанов про адміністративні правопорушення повинні бути прошиті, прошнуровані та скріплені печаткою органу державної податкової служби і зберігатися протягом строку, встановленого законодавством України.

Обов'язки і відповідальність посадових осіб органів державної податкової служби
Посадові особи органів державної податкової служби при здійсненні адміністративного провадження зобов'язані дотримуватись Конституції України і законів України, інших нормативно-правових актів, прав та охоронюваних законом інтересів громадян, підприємств, установ, організацій, забезпечувати виконання покладених на органи державної податкової служби функцій та повною мірою використовувати надані їм права.
За невиконання або неналежне виконання посадовими особами органів державної податкової служби своїх обов'язків вони притягаються до дисциплінарної, адміністративної, кримінальної та матеріальної відповідальності згідно з чинним законодавством.