Відповідно до частини 1 ст. 48 КЗпП України основним документом, який підтверджує трудову діяльність працівника, є його трудова книжка. Саме по місцю ведення трудової  книжки  визначається основне місце роботи працівника. При цьому факт одержання  чи  не  одержання  винагороди  за  виконання певних обов'язків не враховується.

  Відповідно до частини 2 статті  24  КЗпП  України  при  укладенні трудового договору громадянин зобов'язаний подати  паспорт  або  інший документ,  що  посвідчує  особу,  трудову  книжку, а у випадках, передбачених законодавством, - також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров'я та інші документи.

  Відповідно до частини 2 ст. 48 КЗпП України трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації або у фізичної особи поняд п’ять днів.

     Відповідно до частини 3 статті 48  КЗпП  України трудові книжки оформляються підприємством лише тим працівникам, які вперше стають на роботу. Тобто названа  нормативно-правова  норма  виключає  можливість наявності у громадянина двох та більше трудових книжок.

    Відповідно до пункту 1.4 Інструкції про порядок ведення  трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства  юстиції  України,   Міністерства   соціального   захисту населення України від 29.07.93 року N 58, особи,  які  вперше  шукають роботу і не мають трудової книжки, повинні пред'явити паспорт,  диплом або  інший документ  про освіту чи професійну підготовку, тобто документ, який підтверджує факт закінчення процесу  навчання. Додам, що довідка про факт навчання у певному навчальному закладі не є  документом  про освіту, так як не засвідчує факту закінчення процесу навчання, тобто відрахування із навчального закладу.

     Відповідно до пункту 2.16 Інструкції про порядок ведення трудових книжок для студентів, слухачів курсів, учнів, аспірантів та клінічних ординаторів, які мають трудові  книжки,  навчальний  заклад  (наукова установа) вносить записи про час навчання  на  денних  відділеннях  (у тому числі підготовчих) вищих навчальних закладів.

     Відповідно до пункту 2.17 Інструкції про порядок ведення трудових книжок для студентів, учнів, аспірантів та клінічних ординаторів,  які раніше не працювали та у  зв'язку  з  цим  не  мали  трудових  книжок, відомості про роботу в студентських таборах, на виробничій практиці, а також виконання науково-дослідної госпдоговірної тематики на підставі довідок вносяться підприємством, де надалі вони будуть працювати. Це ж підприємство повинно внести  до трудової  книжки  працівника  й  запис  про  час навчання відповідно до підпунктів "б"  та  "в"  пункту  2.18 названої Інструкції.

  Наказом Міністерства статистики України від 27 жовтня 1995 р. №277 затверджено типові форми первинного обліку, в тому числі трудових книжок. Зокрема бланки трудових книжок та бланки вкладишів до них зберігаються в бухгалтерії і видаються кадровій службі по заяві під звіт. Трудові книжки виписують працівникам, які вперше приступили до роботи, або в разі необхідності видаються дублікати (вкладиші), в цих випадках працівник, а в нашому випадку, працівник що приступає до роботи вперше, компенсує суму вартості трудової книжки. Оплата повинна здійснюватись за відповідними закупівельними розцінками. Щомісяця відповідальний працівник кадрової служби подає в бухгалтерію звіт про отримання та використання бланків трудових книжок та здає в касу установи отримані кошти за видачу бланків працівникам установи по ціні вартості придбаних бланків.

Установа, підприємство, організація (незалежно від форм власності) зобов’язана купувати бланки трудових книжок  і мати їх в необхідній кількості. Однак непоодинокі випадки, коли невеликі приватні фірми пропонують працівникам, які вперше приступають до роботи, самостійно купляти бланки трудових книжок.  У цьому випадку існує ризик придбати бланк, що не відповідає затвердженій формі. При умові самостійного придбання працівником бланку відповідного зразку трудової книжки її необхідно провести по бухгалтерії установи, в якій буде працювати працівник.